VMI in der Praxis umsetzen - 10 Schritte zum Erfolg

Einführung von VMI - Schritt für Schritt .....

Jeder Schritt in diesem Prozess ist extrem wichtig. Das Überspringen oder das nicht Durchführen all dieser Schritte hat eine spürbare Auswirkung auf den Erfolg des VMI-Projektes. Lassen Sie sich für jeden Schritt genügend Zeit.

Bevor die Einstellungen für den VMI-Prozess beginnen, müssen beide Seiten (Kunde wie Lieferant) den EDI-Prozess produktiv im Einsatz haben.

....SETUP

Schritt 1 - Unterstützung

Da das Grundgeschäft sich ändert, muss die Unternehmensleitung sich verpflichten diesen neuen Prozess voll zu unterstützen. VMI braucht die Unterstützung der Unternehmensleitung. VMI sollte als strategisches Ziel erkannt und der Organisation als solches mitgeteilt werden. Die Unternehmensleitung muss die finanziellen Mittel sowie die benötigten Resourcen zur Verfügung stellen und auch das Vertrauen haben, dass jemand anderes ihren Warenbestand bewirtschaftet.

Schritt 2 - Akzeptanz der Mitarbeiter

Das Konzept sollten alle Mitarbeitern akzeptieren, besonders die Personen, welche für das Beibehalten der Warenbestandniveaus verantwortlich sind. Ohne ihre Akzeptanz wird VMI nie funktionieren. Sie müssen verstehen, dass VMI sie nicht arbeitslos machen wird. VMI gibt ihnen mehr Zeit, in anderen Bereichen produktiver zu werden. Den Mitarbeitern sollte ein kompletter Überblick gegeben werden über: Was VMI für die Firma bedeutet und warum die Firma VMI einsetzen möchte.

Schritt 3 - Datensynchronisierung

Synchronisation der Kunden Artikel- und Adressstammdaten mit denen des Lieferanten. Dieser Schritt beinhaltet einen ganz grossen Nutzen den Sie mit VMI erhalten können. Das Synchronisieren bedeutet, dass Sie die Daten zwischen Lieferant und Kunden zusammen bringen müssen. Gibt es alte, überholte Artikeldaten ? Werden die korrekten Produktdaten verwendet ? Sind Daten der neuen Produkte richtig dem Kunden mitgeteilt worden ? Immer wenn es eine Änderung im Produktekatalog gibt, muss der Lieferant die Daten seinen VMI-Partnern mitteilen. Die Ausgangsdatensynchronisierung sowie die fortwährende Synchronisierung ist erforderlich und extrem wichtig.

» In den meisten Fällen werden Sie vermutlich überrascht sein, wie überholt die Daten sind... .

Schritt 4 - EDI Tests

Die umfangreiche Prüfung aller EDI-Daten ist wichtig. Für die Validierung der Daten ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant nötig. Werden die Daten richtig gesendet/empfangen ? Sind die übermittelten Mengen beim Kunden und Lieferanten identisch ? Werden die Bestände korrekt übermittelt ? Sie sollten gewisse Punkte in den verschiedenen Kategorien (A, B, C) überprüfen. Eine korrekte EDI-Verbindung benötigt intensive Tests und nimmt entsprechend viel Zeit in Anspruch.

Schritt 5 - Akzeptanz und Messung

Der Kunde muss die Bestandesplanung des Lieferanten verstehen und akzeptieren. Auch wenn die Methode eine eigene Methode ist, sollte der Kunde wissen, wie die Bestandesplanung errechnet wird. Dies hilft die zukünftige Frage zu vermeiden: „Warum erhalten wir diese Ware, wenn wir sie doch nicht benötigen?“
Zusätzlich sollten Lagerumschlag, Befüllung und Service-Levels miteinander definiert werden (VMI-Agreement). Der Kunde sollte ihre gegenwärtige Leistung als Vergleich zu den neuen Resultaten überwachen können. Beide Parteien müssen den Lieferrhythmus vereinbaren (Tageszeit ? einmal/zweimal pro Woche ?). Der Kunde sollte mindestens für ein Jahr VMI betreiben, um einen Vergleich zu den neuen Resultaten zu machen.

Schritt 6 - Bestandesmeldungen

Der Kunde sendet dem Lieferanten den Lagerbestand pro Artikel. Die EDI-Message für diese Übermittlung heisst „INVRPT“. Somit sieht der Lieferant exakt die täglichen Bewegungen seiner Artikel. Mit diesen Informationen plant die VMI-Lösung den Bedarf der nächsten Belieferung des Kundenlagers wie in Schritt 5 vereinbart.

....GOING LIVE

Schritt 7

Jede Nacht (normalerweise) sendet der Kunde dem Lieferanten die EDI-Message INVRPT. Darin enthalten sind die aktuellen Bestände jedes einzelnen VMI-Artikels, den der Lieferant beim Kunden referenziert hat.

Schritt 8

Der zu liefernde Bedarf wird in der VMI-Lösung ermittelt und in Form eines Auftrages an den Kunden übermittelt. Dafür sendet der Lieferant dem Kunden dann die EDI-Message „ORDERS“ (Auftrag) oder „ORDRSP“ (Auftragsbestätigung) zu.

Schritt 9

Bevor die Ware angeliefert wird, sendet der Lieferant dem Kunden den Lieferschein mittels der EDI-Message „DESADV“. Oft wird die Lieferung mit SSCC Etiketten versehen.

Schritt 10

Der Lieferant sendet dem Kunden die ElDI-V konforme Rechnung (MWST konforme elektronische Rechnung) mit der EDI-Message „INVOIC“.